1
Wie is AI services Nederland?
AI services Nederland biedt AI-oplossingen en het AI Business Platform
aan zakelijke klanten.
Voor bepaalde verwerkingen bepaalt AI services Nederland zelf waarom
en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Voor die verwerkingen is
AI services Nederland verwerkingsverantwoordelijke.
Voor andere verwerkingen verwerkt AI services Nederland persoonsgegevens
uitsluitend namens een zakelijke klant. In dat geval is de klant
verwerkingsverantwoordelijke en treedt AI services Nederland op als
verwerker.
AVG
Onze rol hangt af van de verwerking
AI services Nederland als verwerkingsverantwoordelijke
AI services Nederland is onder meer verwerkingsverantwoordelijke voor
persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken.
Denk bijvoorbeeld aan gegevens van klanten en contactpersonen,
account- en administratiegegevens, communicatie met ons en gegevens
die via onze website worden verwerkt.
AI services Nederland als verwerker
Wanneer een klant via onze dienstverlening persoonsgegevens van zijn
eigen medewerkers, klanten, prospects, websitebezoekers, gesprekspartners
of andere personen laat verwerken, kan AI services Nederland voor die
verwerking optreden als verwerker.
In dat geval bepaalt de klant het doel van de verwerking en verwerkt
AI services Nederland de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van
de klant en overeenkomstig de tussen partijen geldende afspraken en
Verwerkersovereenkomst.
4
Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Voor verwerkingen waarvoor AI services Nederland zelf
verwerkingsverantwoordelijke is, verwerken wij persoonsgegevens
uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Afhankelijk van de betreffende verwerking kan dit bijvoorbeeld
noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst,
noodzakelijk zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen,
plaatsvinden op basis van een gerechtvaardigd belang of plaatsvinden
op basis van toestemming wanneer toestemming wettelijk vereist is.
Wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen wij
dit belang af tegen de belangen, rechten en vrijheden van de
betrokken persoon.
5
Persoonsgegevens die wij namens klanten verwerken
Binnen bepaalde onderdelen van onze dienstverlening kan een zakelijke
klant persoonsgegevens laten verwerken. Voor deze gegevens bepaalt
de klant in beginsel waarom de gegevens worden verwerkt.
AI services Nederland verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend
voor de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening en volgens
de instructies van de betreffende klant.
AI services Nederland gebruikt deze klantgegevens niet voor eigen
doeleinden en niet voor doeleinden van derde partijen of
samenwerkingspartners.
De afspraken hierover zijn nader vastgelegd in onze
Verwerkersovereenkomst.
6
Technische dienstverleners en subverwerkers
Voor het technisch kunnen leveren van onze diensten kan AI services
Nederland gebruikmaken van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners.
Wanneer deze partijen namens ons persoonsgegevens verwerken die wij
voor een klant verwerken, kunnen zij optreden als subverwerker.
Wij maken met relevante verwerkers en subverwerkers passende
afspraken over privacy, vertrouwelijkheid en beveiliging.
Zij mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor zover dit
noodzakelijk is voor de overeengekomen dienstverlening en binnen
de toepasselijke contractuele en wettelijke kaders.
AI services Nederland publiceert de identiteit van haar technische
leveranciers en subverwerkers niet openbaar op haar website.
Zakelijke klanten kunnen informatie over voor hun dienstverlening
relevante subverwerkers bij ons opvragen voor zover deze informatie
redelijkerwijs noodzakelijk is om aan hun verplichtingen onder de
AVG te voldoen.
7
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Indien persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening buiten
de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of daarnaartoe worden
doorgegeven, zorgen wij voor zover dit onder onze verantwoordelijkheid
valt voor een geldige doorgiftegrondslag en de vereiste waarborgen
overeenkomstig de AVG.
Afhankelijk van de situatie kan daarbij bijvoorbeeld gebruik worden
gemaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of
toepasselijke standaardcontractbepalingen en aanvullende maatregelen.
Beveiliging van persoonsgegevens
AI services Nederland treft passende technische en organisatorische
maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onder meer
verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, verstrekking
en andere onrechtmatige verwerking.
Bij het bepalen van passende maatregelen houden wij rekening met
onder meer de aard van de gegevens, de verwerking, de stand van
de techniek en de risico’s voor betrokken personen.
Tot de maatregelen kunnen onder meer toegangsbeveiliging,
autorisatie, beveiligde verbindingen, logging, monitoring,
incidentmanagement en passende maatregelen voor continuïteit
en herstel behoren.
GI
Privacy binnen Gesprek Intelligence
Gesprek Intelligence is een onderdeel van het AI Business Platform
waarmee zakelijke klanten gesprekken kunnen laten verwerken.
AI services Nederland verwerkt de inhoudelijke gespreksgegevens
daarbij uitsluitend ten behoeve van de betreffende klant en volgens
diens instructies.
Welke gegevens kunnen worden verwerkt?
Afhankelijk van de inhoud van een gesprek kunnen onder meer het
audiobestand, stemgeluid, namen, contactgegevens, gespreksinhoud,
transcripties, samenvattingen, analyses en rapportages worden verwerkt.
Omdat gesprekspartners zelf bepalen wat tijdens een gesprek wordt
besproken, kunnen ook andere persoonsgegevens in een gesprek voorkomen.
Geen gebruik voor eigen doeleinden
AI services Nederland gebruikt de inhoud van gesprekken binnen
Gesprek Intelligence niet voor eigen doeleinden en niet voor doeleinden
van derde partijen of samenwerkingspartners.
Voor zover technische dienstverleners of subverwerkers noodzakelijk
zijn voor de uitvoering van de dienst, mogen zij de betreffende gegevens
uitsluitend verwerken voor zover dit noodzakelijk is om de overeengekomen
dienstverlening uit te voeren en binnen de daarvoor geldende afspraken.
Verantwoordelijkheid van de klant
De zakelijke klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het
opnemen, uploaden en laten verwerken van gesprekken en voor het informeren
van betrokken personen voor zover dit op grond van de toepasselijke
wet- en regelgeving vereist is.
Maximaal 14 dagen beschikbaar
Inhoudelijke gespreksgegevens binnen Gesprek Intelligence worden
maximaal 14 dagen in de operationele omgeving bewaard.
Hieronder vallen het audiobestand, de transcriptie, de samenvatting,
analyses en de rapportage.
Op dag 14 worden deze inhoudelijke gegevens uit de operationele
omgeving van Gesprek Intelligence verwijderd. De klant is zelf
verantwoordelijk voor het vóór dat moment downloaden of exporteren
van informatie die langer moet worden bewaard.
Voor zover verwijderde gegevens daarna nog tijdelijk aanwezig zijn
in beveiligde technische back-ups of technische verwijdercycli,
worden deze niet opnieuw voor reguliere operationele doeleinden
beschikbaar gesteld en worden zij overeenkomstig de toepasselijke
verwijdercyclus verwijderd of overschreven.
9
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
AI services Nederland bewaart persoonsgegevens niet langer dan
noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt, tenzij
een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke
verplichting of gerechtvaardigde noodzaak.
De concrete bewaartermijn kan verschillen per categorie gegevens
en per dienst. Daarbij houden wij rekening met het doel van de
verwerking, wettelijke bewaarplichten, contractuele verplichtingen
en de noodzaak om eventuele aanspraken te kunnen vaststellen of
onderbouwen.
Voor inhoudelijke gegevens binnen Gesprek Intelligence geldt de
hiervoor beschreven maximale bewaartermijn van 14 dagen.
10
Jouw privacyrechten
Wanneer AI services Nederland verwerkingsverantwoordelijke is voor
jouw persoonsgegevens, kun je afhankelijk van de omstandigheden
onder meer recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering,
beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en
bezwaar tegen een verwerking.
Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kun je die
toestemming intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen
gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de
intrekking heeft plaatsgevonden.
Een verzoek kun je bij AI services Nederland indienen via onze
contactpagina.
Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dat noodzakelijk
is om jouw identiteit vast te stellen.
Gegevens die wij namens een klant verwerken
Heeft jouw verzoek betrekking op persoonsgegevens die AI services
Nederland uitsluitend namens een zakelijke klant verwerkt, dan is
die klant in beginsel het aanspreekpunt voor de uitoefening van
jouw privacyrechten. AI services Nederland ondersteunt de klant
waar dit op grond van de AVG en de Verwerkersovereenkomst nodig is.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.
Gebruik van Google-gegevens
Wanneer een klant binnen onze dienstverlening zelf een koppeling met
een ondersteunde Google-dienst activeert, kan AI services Nederland
toegang krijgen tot gegevens die via die koppeling beschikbaar worden
gesteld.
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor het leveren van de door
de klant geactiveerde functionaliteit, zoals het beschikbaar stellen
van relevante analyses, rapportages of inzichten binnen de
klantomgeving.
- Google-gegevens worden niet verkocht of verhuurd;
- Google-gegevens worden niet voor advertentiedoeleinden van AI services Nederland gebruikt;
- Google-gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen door AI services Nederland;
- toegang wordt beperkt tot hetgeen noodzakelijk is voor de geactiveerde functionaliteit;
- gegevens worden verwerkt binnen de toepasselijke privacy- en contractuele voorwaarden.
De bewaartermijn is afhankelijk van de betreffende koppeling en
functionaliteit. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk
voor het leveren van de betreffende dienst, tenzij een andere
bewaartermijn noodzakelijk is op grond van toepasselijke afspraken
of wetgeving.
12
AI en geautomatiseerde verwerking
Binnen het AI Business Platform worden AI en andere geautomatiseerde
technieken gebruikt om functionaliteiten uit te voeren, zoals het
analyseren, structureren, samenvatten of genereren van informatie.
Wanneer AI services Nederland persoonsgegevens namens een klant
verwerkt, bepaalt de klant binnen de overeengekomen dienstverlening
voor welk zakelijk doel de betreffende functionaliteit wordt ingezet.
Voor zover AI services Nederland zelf verwerkingsverantwoordelijke
is en gebruik zou maken van uitsluitend geautomatiseerde
besluitvorming waaraan voor een persoon rechtsgevolgen zijn verbonden
of die hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treft, informeren
wij de betreffende persoon hierover wanneer de AVG dit vereist.
